בעולם ניהול הפרויקטים מסמך היקף העבודה (Statement of Work) הוא מסמך מחייב משפטית שמגדיר את מטרות הפרויקט, היקף העבודה, לוחות זמנים ועלויות בין שני צדדים – לרוב, לקוח וספק. הSoW מגדיר מה הולכים לבצע, מתי הולכים לבצע ומי הולכים לבצע את העבודה, ובכך מגדיר את היקף האחריות של הלקוח ושל הספק. מסמך הSoW נכתב בשיתוף בין הלקוח והצדדים, ומטרתו לתאם ציפיות ולהגדיר מהי הצלחה בפרויקט. כיום, מסמך היקף העבודה הוא מסמך חיוני לכל פרויקט או משימה.
נקודות מפתח
- מסמך היקף העבודה, SoW, מורכב בין היתר ממטרות הפרויקט, היקף העבודה ולוחות זמנים. מטרתו היא להגדיר את הפרויקט ואת הציפיות בין הספק ללקוח.
- אחד הסיכונים הכי משמעותיים בפרויקט הוא חוסר התאמה בין הציפיות והמטרות העסקיות לבין הביצוע בפועל.
- מסמך SoW שנלקח ברצינות ונעשה בצורה איכותית הוא אחד הכלים המרכזיים בהתאמת ציפיות הלקוח לביצועי הספק. בנוסף, כתיבת המסמך מאלצת את שני הצדדים לשבת ולחשוב על המטרות העסקיות ועל ההוצאה שלהן לפועל.
הSoW מורכב מכמה חלקים והמבנה שלו תלוי באופי הפרויקט. המסמך יכול, בין היתר לכלול את החלקים הבאים:
- מטרות עסקיות ונקודות כאב: אילו בעיות הפרויקט יפתור ולמה הן חשובות?
- יעדיו: מהם היעדים הנקודתיים של הפרויקט?
- היקף הפרויקט: מהי העבודה הנדרשת לביצוע הפרויקט?
- לוחות זמנים: מתי נדרש להשלים את הפרויקט?
- תקציב הפרויקט: כמה כסף יידרש כדי להשלים את הפרויקט?
- הגדרות: מונחים ומושגים חשובים
- אישורים ותקנים: מה הם האישורים והתקנים הנדרשים לביצוע הפרויקט?
בשנות ה90 המאוחרות נאס"א (NASA) ואיס"א (ESA), סוכנות החלל האמריקאית וסוכנות החלל האירופאית, עבדו ביחד על Mars Climate Orbiter, שאחת ממטרותיו הייתה נחתת, חללית בלתי מאוישת שמטרתה לבצע נחיתה על גרם שמים\כוכב. הנחתת הייתה אמורה לנחות על מאדים ולאסוף מידע, אך קרה אסון והנחתת התרסקה על אדמת מאדים. לאחר מכן התברר שהמהנדסים של נאס"א השתמשו במערכת המידות האמריקאית בזמן שהמהנדסים של איס"א השתמשו במערכת המטרית. האסון קרה מאחר ושני הצדדים הניחו כי הם מבינים אחד את השני, אך בפועל היו ביניהם פערים גדולים בתקשורת – אותה תקלה יכולה לקרות גם מאי התאמה בציפיות, או מהנחות בלי מודעות אחרות.
מסמך הSoW אמנם לא מהווה כשלעצמו פתרון לבעיות ופערים בתקשורת, אך העבודה המשותפת עליו והחשיבה המושקעת בו מקרבים בין הלקוח לספק, ובכך מתאימים את התוצאה בפועל למטרות העסקיות. למעשה, הSoW הוא אחד הכלים המרכזיים באסטרטגיית התקשורת בין הצדדים בפרויקט, ובפועל מבהיר לצדדים את המחויבות שלהם. תהליך העבודה על הSoW יכול להיות מורכב מראיונות, פגישות מצגות ועוד שמייצרים שפה משותפת בין שני הצדדים שמשקיעים חשיבה משותפת במה הן המטרות והיעדים שמגדירים ואיך להשיג אותם.
בנוסף, הSoW הוא מסמך מחייב משפטית – מה שמחייב את שני הצדדים להתייחס אליו ברצינות הראויה, ולהביא לידי ביטוי גם הנחות בלתי מודעות ומנהגים חברתיים. כתיבה פורמלית של מנהגים חברתיים יכולה להיות משמעותית יותר כשמדובר בצדדים שמגיעים מעולמות שונים – מגזרים עסקיים שונים, מדינות אחרות, תרבויות שונות ועוד. גם אם אין פערים נראים לעין כמו שני צדדים ממדינות שונות, אז יש חשיבות יתרה בכתיבת ההנחות הלא מודעות – שכן, הנחה לא מודעת שתחמוק מן העין עלולה להוביל לכישלון הפרויקט.
לסיכום, הSoW מעלה דיון מעמיק בין שני הצדדים, מעלה שאלות חשובות ופותר מראש אי הבנות בין הצדדים. הSoW צריך לבנות אמון והבנה משותפת בין הצדדים ולהוביל לפרויקט מוצלח. בשביל שאסטרטגית התקשורת בין הצדדים תהיה שלמה, רצוי ללמוד ולהכיר כלים נוספים ולבנות תוכנית כבר בתחילת הפרויקט.
מקורות
Edinger, S. (2018, December 20). Why CRM Projects Fail and How to Make Them More Successful. Harvard Business Review. Retrieved December 10, 2023, from Why CRM Projects Fail and How to Make Them More Successful
5 Reasons Why Ineffective Communications Can Lead Projects to Fail. (n.d.). ePM. Retrieved December 10, 2023, from 5 Reasons Why Ineffective Communications Can Lead Projects to Fail
Taber, D. (2017, September 18). What to do when your CRM project fails. CIO. Retrieved December 10, 2023, from What to do when your CRM project fails | CIO
Understand Statements of Work Unit | Salesforce Trailhead. (n.d.). Trailhead. Retrieved December 10, 2023, from Understand Statements of Work Unit | Salesforce Trailhead
What is a statement of work (SOW)? (2023, July 10). Thomson Reuters Legal Solutions. Retrieved December 10, 2023, from What is a statement of work (SOW)?
