לקוח של חברת ואיולן שהינו בעלים של בית קפה מצליח, תיאר לנו מצב בו מנהל בית הקפה, שהינו מסור ובעל מוטיבציה גבוהה, אך מתקשה לבצע את תפקידו. שוחחנו עם המנהל וגילינו כי לא קיימת לו תכולת תפקיד כתובה וברורה. בעבודה משותפת של בעל בית הקפה והעובד ובהובלה של חברת ואיולן נכתבו תכולות תפקיד לעובדי החברה ובפרט למנהל בית הקפה. אנחנו נציג דוגמה מעשית לתכולת התפקיד של מנהל בית הקפה שכתבנו.
בתום 3 חודשי עבודה על בסיס תכולות התפקיד, מתארים עובדי בית הקפה, המנהל והבעלים שיפור משמעותי ביותר בניהול בית הקפה.
להלן תכולת התפקיד שנכתבה עבור מנהל בית הקפה:
תכולת תפקיד מנהל בית הקפה
מטרת התפקיד
ניהול שוטף של כלל הפעילות בבית הקפה, והגדלת המכירות תוך שמירה על רווחיות, שירות ושביעות רצון הלקוח!
תחומי אחריות
אחריות כללית ומלאה על בית הקפה, אירועים, המטבח, העובדים, הציוד, הספקים והלקוחות והכול תוך שמירה על רווחיות בית הקפה ועמידה ביעדים.
מטבח:
- אחריות על תפקודו של מנהל המטבח ושמירה על ביקורת ועמידה ביעדים ובנהלים באופן חודשי.
- מעקב ושמירה על מלאי תקין, וביצוע ההזמנות וקבלת הספקים בתיאום עם מנהל המטבח.
- שמירה וטיפול בחומרי הגלם ומרכיבי התפריט, אחזקתם במצב טרי, וזמין לשימוש.
- אחריות על כל ציוד המטבח, מקררים ומקפיאים ומדיח הכלים.
- אחריות על צוות הטבחים ושוטפי הכלים – כולל גיוס ופיטורי עובדים.
- אחריות על עמידה בדרישות משרד הבריאות ותקני המזון הרלוונטיים.
- עמידה בתפריט הקבוע של המסעדה וטיפול מול מנהל המטבח להכנסת פריטי מזון חדשים.
- עמידה ביעדי עלויות המזון.
עובדים ומסעדה:
- אחריות מלאה על כל צוות העובדים: גיוס , קליטה ,הדרכה, ניוד עובדים במידת הצורך.
- שמירה והקפדה על הוראות החוק וקליטת כל עובד עם חוזה עבודה חתום וברור. אחריות על עמידה ביעדי עלות עובדים (שעות נוספות וכו')
- אחריות על תהליך קליטת מלצרים ועובדים חדשים ברמת מילוי חוברת קליטת עובד, סידור שבועי לעובד לצורך התלמדות, ביצוע שיחת נהלים ומבחן תפריט בסוף ההתלמדות.
- אחריות כי סידור העבודה מתפרסם בזמן ומציאת פתרונות במידה ויש בעיית כוח אדם במשמרות.
- שמירה על רמת שירות גבוהה תוך שימת דגש על מראה בית הקפה ,רמת הניקיון ושביעות רצון הלקוחות.
- טיפול מקצועי בלקוחות בית הקפה תוך מתן דגש על עבודת המלצרים ואופן שרותם, הטמעת נהלי העבודה בנושא השירות, ייעול השירות הדרכות עובדים בנושא.
ציוד:
- אחריות מלאה על כל נושא הציוד במסעדה , במטבח בחדר הכלים . שמירה על הציוד הקיים תקינותו והפעלתו על פי הוראות היצרן והוראות הבטיחות הנדרשות.
- אחריות על מתן מדי עובדים בהתאם לנהלים ולנראות התפקיד בלבד. החתמה על טופס קבלת מדי עבודה ולקיחת מדי עבודה מעובדים שסיימו.
ספקים:
- הזמנת סחורה ומוצרים באופן קבוע מספקים בלבד ובמפרט ובמחירים שנקבעו.
- מציאת ספקים חדשים אשר מספקים סחורה זולה וטובה יותר.
- אחריות על סגירת החוזים מול הספקים.
יעדים:
- עמידה ביעדים שבועיים וחודשיים ובכללם יעדי רווח והפסד ,יעדי עלויות מזון ויעדי עלויות כוח האדם.
חזון:
- פיתוח אופקים שיווקיים חדשים העלאת רעיונות לאירועים במהלך השנה וסגירתם מראש ובתיאום.
לסיכום, תכולת תפקיד כתובה וברורה היא כלי קריטי לניהול אפקטיבי של עסק. הדוגמה שהוצגה לתפקיד מנהל בית הקפה מדגישה כיצד הגדרה מדויקת של תחומי אחריות ויעדים יכולה לשפר משמעותית את תפקוד העובדים ואת הצלחת העסק. תהליך זה לא רק מחדד ציפיות אלא גם מסייע ביצירת שיתוף פעולה פורה בין כל הגורמים המעורבים.
