תוכנית עבודה שנתית: המדריך המלא

המדריך השלם לכתיבת תוכנית עבודה שנתית אפקטיבית

תוכנית עבודה שנתית הינה מסמך המרכז את כלל היעדים והמשימות המרכזיות של העסק, הן ברמת החברה והן ברמת עובדיה.
הכנה וכתיבה של תוכנית העבודה קודם תחילת שנת העבודה, מייצרת מיקוד בפעילות של מנהלים ועובדים ומבססת את הרלוונטיות של החברה, תורמת להבהרת ציפיות באשר ליעדים ומשימות שתוכננו בשנה הקרובה, מגבירה את תחושת השותפות ומגדילה את סיכויי ההצלחה לעמידה ביעדים.
קיימות שיטות לא מעטות להכנת תוכנית עבודה שנתית, אולם המפתח למימושה תלוי בכך שמחד תהיה נוחה ופשוטה להכנה ומאידך תשמש ככלי עבודה שוטף בידי מנהלי ועובדי החברה.

במאמר זה נפרט את העקרונות הנכונים שעל בסיסם יש להכין את התוכנית, השלבים בהכנת התוכנית והמלצה על הדרך הטובה ביותר להביא למימושה.

נקודות מפתח 

• תוכנית עבודה שנתית הינה מסמך המרכז את כלל היעדים והמשימות המרכזיות של העסק.

   

• קיימים 5 עקרונות מרכזיים בכתיבת תוכנית עבודה שנתית ועמידה בהם תסייע להצלחה.

   

• קיימים 6 שלבים בהכנת התוכנית וחשוב לפעול על פיהם.

   

• ישיבת עבודה אישית כשגרת ניהול מהווה את השיטה הטובה ביותר לבקרה על מימוש התוכנית.

עקרונות מרכזיים 

1. שיתוף גורמים רלוונטיים בחברה – תוכנית העבודה תוכן כאשר כלל הגורמים הרלוונטיים בחברה או המחלקה משתתפים בהכנתה, תורמים מהידע והניסיון שלהם וחשים שותפים ומחוייבים למימושה.

    

2. חלוקה ליעדים על בסיס תחומי תוכן – על מנת להתמקד בנושאים החשובים, לקבוע תעדוף ביניהם ולשייך יעד למחלקה רלוונטית, רצוי כי היעדים יפורטו לתחומי העשייה והתוכן.

    

3. בחירת כלי שליטה מתאים – תוכנית העבודה צריכה להיות כתובה ומפורטת, לכן חשוב שיהיה כלי שליטה מתאים ונוח, עליו תבוצע הבקרה. העדר כלי שליטה או כזה שאינו נוח ומתאים, יקשו מאוד על מימוש מיטבי של התוכנית.

    

4. קביעת שגרות לבקרה – עקרון חשוב ביותר ועליו ניתן יהיה לראות פירוט בהמשך ודוגמא לשיטה שבה ניתן לנקוט.

    

5. נכונות לביצוע התאמות – כל תוכנית יכולה להיות בסיס לשינויים ויש לזכור זאת. אין להיצמד לסעיפי התוכנית בכל מחיר ובכל תנאי, אלא לבחון כל העת את הרלוונטיות שלהם ובהתאם לשנות במידת הצורך.

שלבים

1. קביעת תחומי העשייה בהם יינתנו יעדים – מנכ"ל החברה וצוות ההנהלה יקבעו את התחומים בהם יקבעו יעדים לשנת העבודה הקרובה (שיווק, מכירות, פיננסים, תפעול וכו'). ראוי כי קביעה זאת תתרחש בתחילת חודש דצמבר, על מנת לאפשר המשך התהליך עד סיומו לפני תחילת השנה.

    

2. קביעת יעדי החברה – בכל תחום עשייה עליו הוחלט, נדרש לקבוע יעד או יעדים ברמת החברה, להלן דוגמאות – 
   1. מכירות – 10M ש"ח מכירת מוצרים ללקוחות.
   2. תפעול – בחירה והטמעה של מערכת לניהול הייצור.
   3. כ"א – אפיון תפקיד וגיוס מנהל מוצר.
   4. שיווק – חיזוק תדמית החברה באמצעות אתר האינטרנט.

       

3. קביעת יעדי המחלקות – על בסיס יעדי החברה וכן יעדים נוספים רלוונטיים, מנהלי המחלקות יקבעו, כל אחד על המחלקה עליו אמון, את יעדיה השנתיים, להלן דוגמאות ליעדי מחלקת שיווק בחברה – 
   1. שדרוג אתר האינטרנט של החברה.
   2. הכנסת מתודולוגיית בקרה על ספק הקידום הממומן של אתר האינטרנט.
   3. הכנסת פלטפורמת חשיפה נוספת מול קהל היעד של החברה.
   4. בחינת שימוש במערכת ניהול לקוחות – CRM.

       

4. פירוט המשימות, הגורם האחראי ולו"ז לביצוע – כל יעד שנקבע ואושר, יהווה בסיס למשימות לצורך מימושו, קביעת הגורם האחראי על כל משימה ולוח הזמנים לביצוע, לדוגמא –

    

5. הצגת היעדים והמשימות על כלי שליטה  – רצוי כי תתקיים אחידות בכלי השליטה להצגת היעדים וסטטוס מימוש המשימות. ניתן להשתמש באקסל או כל כלי נוח אתר ובלבד שיפורטו עליו הפרמטרים כפי שמופיעים בטבלה לעיל.

6. בקרה שוטפת על עמידה ביעדים – קביעת שגרות ניהול עתיות לביצוע בקרה על התקדמות הטיפול במשימות לצורך עמידה ביעדים. מומלץ לבצע את הבקרה במסגרת ישיבות עבודה שבועיות עם המנהלים / עובדים, בהן תוצג ההתקדמות ותבוא לידי ביטוי בכלי השליטה באופן ברור. בנוסף סיכום רבעוני ברמת החברה והמחלקה, בו מוצג סטטוס העמידה ביעדים לכל הנוגעים בדבר, אף הוא חשוב לאין שיעור ומומלץ לבצעו.

דוגמא לשיטת פעולה לבקרה שוטפת מבוססת שגרות ניהול – 

שגרת ניהול – ישיבת עבודה אישית (דוגמא)

מנהל צריך לבצע 4 פעולות בסיסיות: 

• תכנון (Planning) – הגדרת היעדים של החברה / המחלקה, התווית הדרך להשגת היעדים שנקבעו וקביעה מהם הצעדים לפעולה.

   

• ארגון (Organizing) – קביעת הגדרת התפקידים השונים וחלוקתם בין העובדים.

   

• הנהגה (Leading) – תיאום בין העובדים בחברה / במחלקה. הנעת עובדים למצוינות, יצירת ערוצי תקשורת יעילים, מענה לחילוקי דעות בין העובדים.

   

• בקרה (Controlling) – השגחה על ביצועי החברה / המחלקה על מנת לוודא כי הביצוע תואם את המטרות שהוצבו.

   

ישיבות עבודה אישיות 

• יום ושעה קבועים ביומן בכל שבוע/שבועיים/חודש – בהתאם לצורך.

   

• סדר יום לישיבה באופן קבוע – סטטוס התקדמות בתכנית העבודה, פערים לטיפול, רעיונות לשיפור וכו'.

   

• שני הצדדים מגיעים מוכנים לישיבה – המנהל והעובד.

   

• סיכום אופרטיבי של הישיבה – לעובד יש משימות אחרי הישיבה.

ניהול – תוצאות

• הן בתכניות העבודה והן בשוטף, העובדים חייבות לחשוב במונחים של תוצאות / תפוקות.

   

• נדרש לבחון איתם כל הזמן האם מימוש הזמן שלהם מיטבי ליצירת תוצאות ותפוקות – איזה ערך הם מביאים לחברה / מחלקה בפעולות שלהם.

   

• תכניות העבודה הן בסיס טוב לבחינה הזאת, בתנאי שהן בנויות נכון ומתבצעת בקרה על מימוש המשימות בהן.

   

• ישיבות העבודה האישיות הינן הפלטפורמה המרכזית לבקרה על התוצאות.