תהליך העברת משוב לעובדים 

משוב הינו שיחה בתדירות עיתית הנקבעת מראש, בין המנהל הישיר לעובד שמהותה פירוט הערכה של תפקוד העובד ברמה המקצועית והאישית. מדובר בתהליך עיתי שנועד לבחון את מידת ההתאמה שבין התפקוד והביצוע הנדרשים והמצופים מהעובדים לבין תפקודם וביצועיהם בפועל, ולחולל פעולות לשימור הישגים, לצמצום פערים אם ישנם, לשיפור ביצועים ולעידוד מצוינות.
חשוב כי משוב לא יתקיים כשיחה חד צדדית, אלא תינתן לעובד האפשרות להביע את דעתו על ההערכה שמקבל ולהתייחס הן לכלל הנושאים שהעלה מנהלו בשיחה, והן לנושאים אשר הוא עצמו חושב שראוי לעלות.
משוב הוא ערוץ תקשורת פורמלי בין העובד לבין המנהל הממונה עליו, אשר תורם להעצמה וחיזוק ההבנה והקשר בין העובד לבין הממונה הישיר שלו, יתר על כן, כוחו של התהליך הוא בשיפור ביצועים אישיים והעמקת תחושת הערך, השותפות והמחויבות של צוות המנהלים והעובדים בכללותו.
תהליך זה של העברת משוב, אינו מוטמע בכל חברה ועסק, למרות שמדובר בכלי חשוב המחולל תהליכי פיתוח מקצועיים ואישיים של עובדים ושל מנהלים גם יחד.
מאמר זה יפרט העקרונות, התכנים והשלבים בהעברת משוב, כן את חשיבות ניהול השינוי בחברות ועסקים שאין בהם תהליך העברת משוב ולבסוף דוגמא לפורמט.

שלושה עקרונות בסיסיים בהעברת משוב

• הצהרה על כוונות חיוביות – שיחת המשוב, בוודאי משוב ראשון לעובד, חייבת להתבסס על מצע חיובי בהיבט "בואו נראה מה עשינו ואיך ניתן להשתפר", ובשום אופן לא נזיפה וגישה שלילית. 
  
  
• מיקוד בהתנהגות קונקרטית – כל טיעון בשיחת המשוב, חייב להיות מלווה בדוגמא של מעשה או אמירה של העובד, אותה יש לשמר או לשפר.
  
  
•  דרישה ואחריות משותפת לשיפור – התחושה אותה צריך לקבל העובד היא שהוא לא לבד במערכה, אלא חלק מצוות ואם נדרש לתת לו תמיכה כלשהי הוא יקבל אותה.
  
  

ארבעה תכנים מרכזיים בשיחת המשוב 

• מהן נקודות החוזק שלך המסייעות לך במילוי תפקידך
  
  
• מהם ההישגים המרכזיים שהיו לך בשנה החולפת
  
  
• מהם הדברים שיכולים היו להתבצע טוב יותר בשנת הלימודים ונקודות לשיפור
  
  
• מהם היעדים המשימתיים שלך והנושאים למיקוד לשנה הקרובה

שלושה שלבים בשיחת המשוב 

• הכנה עצמית לקראת המשוב – הכנה לשיחה הן של המנהל והן של העובד. שלב ההכנה לשיחת המשוב הוא קריטי להצלחתה, לכן נדרש להשקיע בו את הזמן הנדרש ולהגיע מוכנים לשיחה. 

•  מהלך השיחה – קבלת משוב והערכת ביצועים באמצעות דיאלוג. שיחת המשוב היא שיחה מורכבת, הדורשת הקשבה נכונה בצד העברת מסרים. בשיחה אפקטיבית, היחסים המקצועיים הבין אישיים בין המנהל לבין העובד נשמרים חיוביים ותפקוד העובד המוערך משתפר בעקבותיה.

• סיכום השיחה – הצבת יעדים לשנה הקרובה, ברמה המקצועית והאישית של העובד. 

ניהול השינוי בהכנסת תהליך העברת משוב לעובדים

אין ספק כי הכנסת תהליך של משוב שנתי לעובדים, יכול להביא איתו התנגדות עזה, הן של העובדים והן של הצוות הניהולי בחברה, לכן נדרש להבין כי מדובר בשינוי שיש לנהל אותו, תוך רגישות, שיתוף כלל הנוגעים בדבר ובצורה מדורגת עד למימושו המלא

על מנת להכין את הקרקע לשינוי משמעותי זה נדרש להשתמש באחד המודלים המתאימים, כדוגמת מודל 8 השלבים של קוטר, בשלבי מעגל השינוי של פרוצ’סקה ודקלמנטה ועוד, ככלי מסייע להובלת תהליך הכנסת המשוב לחברה

סיכום והמלצות

העובדה כי לא קיים תהליך מובנה ופורמלי של העברת משוב, לצוות העובדים בחברה או עסק, מהווה פער משמעותי ביכולת של הנהלת החברה לחתור לשיפור ולשאוף למצוינות של כלל מרכיביה
יצירת תהליך מובנה של הערכת עובדים חוצת ארגון, מאפשרת ללמוד בצורה מסודרת על הלכי הרוח בחברה ולהשוות בין מחלקות, מנהלים, עובדים באמצעות שיטה אחת.
ביצוע שיחות משוב וניהול תהליך ארגוני של הערכת עובדים עשויים להיתפס כנושאים מורכבים עבור מנהלים ועובדים כאחד, לכן הטמעת תהליך מעין זה מחייבת ניהול השינוי באופן מושכל ומתן מענה להתנגדויות.
המשוב הינו דיאלוג מובנה בין המנהל הישיר (המעריך) לעובד (המוערך) ובה המנהל מציג את הערכתו בכל הקשור לתפקוד ולביצוע של המוערך במהלך השנה החולפת ולאחר מכן, מציג העובד את התייחסותו להערכה. מטרתו המרכזית של המשוב היא קיום דיאלוג במטרה לסכם את מה שנעשה בגזרתו של העובד ולסכם מה וכיצד ניתן לשפר.
מתן משוב לעובד מסייע בחיזוק הקשר ויחסי האמון בין המנהל הישיר לעובד, תורם להגברת המוטיבציה של העובד, מהווה כלי תכנון לעתיד ומוביל להישגיות גבוהה יותר בקרב צוות העובדים בחברה.  
שיחת משוב מוצלחת הינה שיחה בה המנהל הישיר מביע את הערכותיו לעובד באווירה עניינית ונוחה ומאפשר לעובד להתייחס לדברים שנאמרו