שימוע לעובד: הכללים, הטפסים והשלבים שחשוב להכיר

שימוע לעובד הוא תהליך חוקי והכרחי בכל מקרה של פיטורי עובד או פגיעה בתנאי העסקתו. המדריך הבא יפרט את העקרונות החשובים של חוק שימוע לעובד, את שלבי התהליך המלא, ויציע כלים מעשיים כגון טופס שימוע לעובד ופרוטוקול לדוגמה.

מהו הליך שימוע?

הליך שימוע מוגדר כהליך "מעין-שיפוטי", שבו לעובד ניתנת הזדמנות הוגנת להשמיע את טענותיו בפני הגוף המוסמך לקבל החלטה בנוגע להמשך העסקתו או תנאי עבודתו. למרות אופיו הפורמלי, הליך השימוע אינו הליך משפטי. הוא נועד לשמור על איזון בין זכויות העובד לצורכי הארגון. אי עריכת שימוע כנדרש עפ"י חוק, יכול לפגוע בחברה, הן פיננסית בדמות פיצוי שיינתן לעובד והן בהיבט מוניטין.

תחולת חוק שימוע לעובד

הליך השימוע חל על כל עובד, ללא קשר למשך העסקתו, מעמדו, או סוג העסקתו (קבוע או זמני, משרה מלאה או חלקית).

הזמנה לשימוע

על המעסיק לתת לעובד זימון לשימוע בכתב, תוך מתן זמן סביר להכין את טיעוניו. ההזמנה צריכה לכלול:

• מטרת השימוע: פירוט הכוונה לדון בפיטורי העובד או בשינוי בתנאי העסקתו.
• נימוקים ועילות: פירוט מלא של הסיבות לזימון לשימוע.
• מסמכים רלוונטיים: יש לצרף כל מסמך הקשור לטענות, כך שהעובד יוכל להתייחס אליהם כראוי.

יש להדגיש כי מדובר בכוונה בלבד, ולא בהחלטה סופית, כדי למנוע תחושה שהשימוע נעשה "מן השפה ולחוץ".

ויתור או היעדרות משימוע

גם אם העובד אינו מבקש שימוע, על המעסיק להציע את הזכות לשימוע. במקרה שהעובד מוותר או אינו מתייצב, יש לתעד את הוויתור בפרוטוקול בכתב או באישור רשמי של העובד.

הפורום הנאות לעריכת השימוע

• השימוע ייערך בפני הגוף המוסמך לדון בפיטורי העובד, לרוב ועדת כוח אדם או הנהלת החברה.
• ניתן להזמין את הממונה הישיר של העובד, אך הדבר אינו חובה.

שימוע בכתב

במקרים מסוימים, ניתן לקיים שימוע באמצעות הגשת טיעונים בכתב. עם זאת, עדיף לקיים את השימוע בפורום פורמלי עם אפשרות להציג טענות בעל פה.

הסכמה לשינוי תנאים

שימוע לשינוי תנאי עבודה שונה משימוע לפיטורים, מאחר ושינוי תנאים דורש את הסכמת העובד. אם לא תושג הסכמה, ייתכן שיהיה צורך לערוך שימוע נוסף לפיטורים.

שלבי השימוע

1. זימון לשימוע

יש לשלוח לעובד הזמנה לשימוע בכתב מבעוד מועד. ההזמנה חייבת לכלול:

• פירוט מטרת השימוע (לדוגמה: פיטורים או שינוי בתנאי העסקה).
• נימוקים ברורים ומפורטים לכוונה זו.
• צירוף מסמכים רלוונטיים.

ההודעה חייבת להיות מנוסחת כך שיתברר כי ההחלטה הסופית תתקבל רק לאחר השימוע, ולא לפניו.

2. ניהול השימוע

השימוע יתבצע בנוכחות העובד ו/או נציג מטעמו. על פורום השימוע להקשיב לטענות העובד בצורה אובייקטיבית ומכבדת.

• יש לשאול שאלות הבהרה, אך להימנע מוויכוחים או עימותים.
• אין לקבל החלטות במהלך השימוע עצמו.

3. פרוטוקול שימוע לעובד

פרוטוקול מלא ומדויק חייב לשקף את כל מהלך השימוע, כולל טענות העובד והתגובות אליהן. הפרוטוקול יכול להיערך בכתב יד, מודפס או מוקלט.

4. קבלת החלטה

לאחר סיום השימוע, יש לקיים דיון פנימי שבו ישקלו כל הטיעונים שהועלו על ידי העובד.

• ההחלטה חייבת להיות מבוססת על כל הנתונים שהוצגו.
• אם נדרשת השלמה של פרטים, יש להודיע על כך לעובד ולאפשר לו להגיב.

יש לערוך פרוטוקול מפורט ומדויק של ישיבת השימוע (בהקלטה או בכתב), אשר ישקף באופן המלא ביותר את טענות הצדדים כפי שנטענו בישיבה. כמו כן יש לערוך פרוטוקול של הדיון הפנימי של פורום השימוע לרבות ההחלטות שנתקבלו לגבי כל טענה וטענה שהועלתה על ידי העובד.

החלטה והודעה מוקדמת

את החלטת פורום השימוע יש למסור לעובד סמוך ככל האפשר למועד קבלת ההחלטה. אם ההחלטה היא לפטר את העובד, יש להוציא לעובד מכתב פיטורים בכתב, בו יצויין מועד הוצאת המכתב, מועד הכניסה לתוקף של הפיטורים והנימוקים לפיטורים, האם נדרש לעבוד את תקופת ההודעה המוקדמת. המכתב יוצא ויחתם על ידי המנכ"ל.
על פי חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות התשס"א – 1002, יש לתת לעובד הודעה מוקדמת על פיטוריו, כאשר תקופת ההודעה המוקדמת תחל להימנות החל מיום קבלת המכתב על ידי העובד.
למניעת ספק, ההודעה המוקדמת יכולה להיעשות במסגרת מכתב הפיטורים, ואין צורך במתן שתי הודעות נפרדות. אך כאמור – יש להדגיש כי מרוץ ההודעה המוקדמת יחל אך ורק ממועד מסירת מכתב הפיטורים לידיו של העובד. (כלומר התקופה עד לעריכת השימוע ועד לקבלת ההחלטה לא נכללת במניין ימי ההודעה המוקדמת)

 התוצאות של אי קיום הליך השימוע

עובד שלא ניתנה לו זכות שימוע לפני שהוחלט לפטרו, או שבשימוע נפלו פגמים היורדים לשורשו של עניין רשאי לבקש סעד מבית הדין לעבודה בגין פיטורים שלא כדין. בדרך כלל יבקש העובד סעד של הצהרה על בטלות הפיטורים והשבה לעבודה (תוך תשלום השכר על תקופת ההיעדרות) או לחילופין – פיצויים בגין עניין, פיטורים שלא כדין.
בית הדין הארצי לעבודה חזר ופסק, כי פיטוריו של עובד שפוטר מבלי שניתנה לו זכות השימוע, או מבלי שנערך לו שימוע נאות, בטלים ומבוטלים, בהיותם נוגדים את כללי הצדק הטבעי.
הלכה למעשה, ברוב המקרים, בתי הדין אינם ממהרים לבטל פיטורים ולהשיב עובדים לעבודה, אך עשויים לפסוק פיצויים גבוהים על פיטורים שלא כדין (וזאת בנוסף לפיצויי הפיטורים והזכויות הנוספות המגיעות ממילא לעובד בעת סיום עבודתו).

מחלה ושימוע

עצם הזימון לשימוע בתקופת ימי המחלה הינו בניגוד לחוק דמי מחלה.
עפ"י סעיף 4 א' לחוק דמי מחלה, תשל"ו –1972, לא ניתן לפטר עובד בתקופת מחלה, שעל פי חוק: "מעביד לא יפטר עובד שנעדר מעבודתו עקב מחלתו, במהלך תקופת הזכאות לדמי מחלה הצבורה לו לפי חוק זה או  לפי הסכם קיבוצי, וזאת עד לתקופת הזכאות המקסימלית לפי סעיף 4". (של עד 91 ימים). לדעת בית הדין, איסור זה כולל זימון לשימוע ועריכת שימוע בתקופת ימי המחלה.

 הכללים לשימוע נכון : עשה ואל תעשה

1. הודעה על השימוע ובגין מה

חלה חובה ליידע את העובד על מלוא הטענות נגדו לפני השימוע. זאת כדי שיידע כיצד להתכונן אליו.

2. בכתב או / גם בע"פ

שימוע יכול שייעשה בכתב או בע"פ, ובלבד שיקיים את עקרונות "ההזדמנות ההוגנת". עם זאת ובעיקר בשימועים שבהם מופנות טענות קשות משמעתיות או אחרות כלפי עובד, מומלץ לאפשר לעובד את האופציה להגיש את טיעוניו בכתב מעבר לישיבת השימוע בע"פ.

3. בכתב או / גם בע"פ

יש לתת זמן סביר לעובד להערך לשימוע. זהו אחד מהפרמטרים, אשר לפיהם ניתן לבדוק אם ניתנה לעובד "הזדמנות נאותה" להגיב על מידע שהתקבל נגדו. זמן סביר הוא מושג גמיש ותלוי בנסיבות, כגון: כמות החומר, היקף הטענות וכו'; ייתכן שזמן סביר הוא שבוע, וייתכן שזמן סביר הוא יותר או פחות מכך.

4. שינוי המצב הקיים

הכלל הוא, שלא יהיה שינוי במצב העובדתי ובמצב המשפטי של העובד לפני השימוע, שהרי כל תכליתו של השימוע היא שכנוע ומניעת שינוי שכזה.

5. עיון במסמכים

גילוי מסמכים בהליכי שימוע הוא בעל חשיבות רבה. מזכות הטיעון הנתונה לאדם נגזרת באופן סביר הזכות לעיין במסמכים, המשמשים את המעביד לצורך החלטתו. בלעדי זכות העיון, זכות הטיעון לא תהיה שלמה לעולם.

6. נוכחות עורך דין או בא כוח אחר

זכות הייצוג הוכרה על ידי בתי המשפט כחלק מכללי הצדק הטבעי. לעובד יש זכות להיות מיוצג ע"י עו"ד או בא כוח אחר בעת השימוע שנערך לו. זכות זו הנה חלק מזכות הטיעון של העובד. לזכות זו יש חשיבות מיוחדת – מקום שהטענות נגד העובד עלולות לגרום להפסקת עבודתו או לתוצאה מרחיקת לכת אחרת.

7. נפש חפצה ולב קולט

ההזדמנות, שתנתן לעובד להשמיע את טענותיו, צריכה להיות כנה אמיתית ולא "מן השפה אל החוץ".

8. ניהול פרוטוקול

ביהמ"ש הבהיר במספר הזדמנויות, שרישום פרוטוקול מלא ומשקף והנמקת ההחלטה לפטר הנם חלק מהותי של הליך הפיטורים". מכל מקום וככל שדבר הרישום מכביד על הרושם, הרי שניתן לערוך הקלטה של הישיבה ולתמללה אח"כ.

9. חובת ההנמקה

מכוח חובת ההנמקה, שקבעה הפסיקה ונוכח חובות תום הלב וההגינות המוגברות, החלות על המעסיק בכלל, על מעסיק ציבורי בפרט, חלה חובה על המעביד להסביר לעובד המפוטר, מדוע הטיעונים שהעלה במהלך השימוע – אין בהם כדי להביא לביטול גזירת הפיטורים או לפגיעה בזכויותיו.

10. התנהגותו של העובד

יש להתחשב גם בהתנהלותו של העובד, בעת הליכי השימוע, כמשפיעה על תקינותו של השימוע ועל תוקפו, וכמובן על זכותו של העובד להישמע. 

 *אין לראות במאמר זה ייעוץ משפטי. הכותבים הינם בעלי ניסיון בעולם העסקים, אך אינם בעליי הכשרה משפטית כזו או אחרת. 

דוגמאות לטפסים עבור שימוע לעבוד:

• דוגמא להזמנה לשימוע
  מסמך פורמלי המפרט את מטרת השימוע ואת נימוקי הזימון.
• דוגמא לפרוטוקול, סיכום דיון, שימוע לעובד לדוגמה
  מסמך המתאר את מהלך השימוע וההחלטות שהתקבלו.
• דוגמא למכתב להפסקת עבודה בהתאם לשימוע
  מסמך המודיע לעובד על סיום עבודתו.

  ניתן להוריד את הטפסים כאן. 

  סיכום

  הליך שימוע לעובד אינו רק דרישה חוקית, אלא כלי חשוב לבנייה ושמירה על מערכת יחסים הוגנת ושקופה בין מעסיק לעובד. יישום נכון של חוק שימוע לעובד יבטיח שמירה על זכויות הצדדים וימנע מחלוקות משפטיות.

  הורידו עכשיו את הטפסים הנלווים ותתחילו בתהליך נכון ומקצועי!