מאת – ציון סוקי
מבוא
דצמבר הוא בדרך כלל חודש של אופטימיות בחדרי הישיבות בחברות וארגונים. היעדים נראים ברי השגה, המצגות צבעוניות והאנרגיה בשיאה. אולם המציאות הארגונית מראה שמרץ הוא חודש האמת, הנקודה שבה רבות מהתוכניות מתחילות לגלות סימני קריסה. פרויקטים נתקעים, צווארי בקבוק נוצרים והפער בין התחזיות לביצוע הולך וגדל.
כישלון של תוכנית עבודה אינו נובע בדרך כלל מחוסר רצון טוב, אלא מכשלים מובנים בתשתית הארגונית ובשלבי התכנון המוקדמים. הבנת הטעויות הנפוצות הללו היא הצעד הראשון בבניית תוכנית עבודה חסינה שלא רק נראית טוב על הנייר, אלא גם שורדת את המפגש עם המציאות בשטח.
הנרי פאיול: המהנדס שהמציא את המנהל
כדי להבין את יסודות התכנון התקין, עלינו לחזור להנרי פאיול, מהנדס מכרות ותעשיין צרפתי שנולד בשנת 1841. בעוד שחוקרים אחרים בתקופתו התמקדו ביעילות של הפועל הבודד ליד המכונה, פאיול היה הראשון שהסתכל על הארגון כשלם מלמעלה. הוא נחשב לאבי תורת הניהול המנהלי והאיש שהגדיר את הניהול כמקצוע בפני עצמו.
פאיול לא היה רק תאורטיקן, הוא יישם את רעיונותיו במציאות קשוחה. בשנת 1888 הוא מונה למנכ”ל חברת הכרייה והמתכות Commentry-Fourchambault & Decazeville כשהיא הייתה על סף פשיטת רגל מוחלטת. בתוך שלושה עשורים הוא הפך אותה לאחת החברות החזקות והרווחיות בצרפת. את הניסיון הניהולי המעשי שלו הוא סיכם בספר המפורסם שיצא בשנת 1916 ושמו Administration Industrielle et Générale (ניהול תעשייתי וכללי). בספר זה הוא טען שניהול הוא מיומנות שאפשר ללמד, והגדיר חמישה תפקודי ניהול מרכזיים המהווים את הבסיס לכל תוכנית עבודה: תכנון, ארגון, פיקוד, תיאום ובקרה.
המודל ליישום: זיהוי ונטרול חמשת המוקשים
כדי להבטיח את שרידות התוכנית, עלינו לבחון אותה מול חמישה מוקשים נפוצים המפרים את עקרונות הניהול התקין של פאיול:
מוקש 1: היעדר הלימה למשאבים. טעות קלאסית היא בניית תוכנית שאפתנית מבלי לוודא שיש לארגון את כוח האדם, התקציב או הידע הטכני ליישמה. פאיול הדגיש את חשיבות הארגון, כלומר התאמת המשאבים הפיזיים והאנושיים למטרות. תוכנית ללא גיבוי במשאבים היא משאלה ולא אסטרטגיה.
מוקש 2: כפל סמכויות וחוסר בהירות. כאשר בתוכנית מופיעות משימות ללא בעלים ברור, או לחלופין משימות ששני מנהלים אחראים עליהן, נוצר שיתוק. עמודי התווך של פאיול, אחדות הפיקוד ואחדות הניהול, קובעים שכל פעולה צריכה להיות תחת אחריות של גורם אחד מוגדר כדי למנוע סתירות ובזבוז זמן.
מוקש 3: תכנון בוואקום הנהלתי. מנהלים רבים בונים את התוכנית ללא מעורבות של דרגי השטח. התוצאה היא חוסר חיבור למציאות והתנגדות פנימית. שיתוף עובדים בתהליך התכנון אינו רק עניין של רווחה, אלא צורך ניהולי להבטחת התיאום והמחויבות של המוציאים לפועל.
מוקש 4: חוסר במנגנוני בקרה ודיווח. תוכנית עבודה שנבדקת רק פעם ברבעון נידונה לכישלון. ללא שגרות בקרה, אין דרך לזהות סטיות בזמן אמת. הבקרה לפי פאיול נועדה לוודא שכל פעולה מתבצעת בהתאם לתוכנית שאומצה, ואם יש סטייה לתקן אותה מיד.
מוקש 5: חוסר גמישות לשינויים. תוכנית שאינה משאירה מקום לבלתי צפוי נשברת בלחץ הראשון. תכנון נכון כולל בתוכו מרווחי ביטחון ותרחישי מה אם, המאפשרים לארגון להגיב לשינויים בשטח מבלי שהמבנה כולו יתפרק.
שימושים ויישום מעשי בארגון
כדי למנוע את המוקשים הללו, על הארגון לבצע בקרת איכות לתוכנית העבודה עוד לפני תחילת השנה. כלי פרקטי אחד הוא מבחן המשאבים: עבור כל פרויקט מרכזי בתוכנית, המנהל צריך להציג את רשימת העובדים והתקציב המשוריין לו. אם אין התאמה, יש לקצץ ביעדים או להגדיל משאבים, אך אסור להשאיר את הפער פתוח.
יישום נוסף הוא בניית מטריצת אחריות הידועה כמודל RACI. בטבלה זו מגדירים עבור כל סעיף בתוכנית העבודה מי האחראי לביצוע (Responsible), מי בעל הסמכות והאחריות הסופית (Accountable), למי מייעצים בתהליך (Consulted) ומי רק מעודכן בתוצאה (Informed). זהו יישום ישיר של עקרון אחדות הפיקוד שמונע זריקת אחריות ומבטיח שכל משימה מקבלת את הקשב הניהולי הנדרש.
סיכום
הסיבה לכך שתוכניות עבודה קורסות אינה בדרך כלל היעדר חזון, אלא הזנחה של יסודות הניהול הפשוטים. הנרי פאיול הניח את התשתיות שמאפשרות לארגונים לפעול בסדר ובשיטתיות, והיצמדות לעקרונותיו היא הדרך הטובה ביותר לעבור את מוקשי מרץ בשלום. תוכנית עבודה חזקה היא כזו שמחוברת למשאבים, מגדירה אחריות ברורה וכוללת מנגנוני בקרה שמאפשרים תיקון תוך כדי תנועה.
איך Violane יכולה לסייע לכם
ב-Violane אנו מתמחים בניקוי מוקשים ארגוניים עוד בשלב התכנון. המומחים שלנו מלווים אתכם בבניית תשתית ארגונית חזקה שמוודאת שהתוכנית שלכם היא בת-ביצוע. אנו מבצעים מיפוי משאבים מדויק, עוזרים לכם להגדיר מבנה סמכויות ואחריות ברור הכולל הטמעת מודלים כמו RACI, ובונים יחד איתכם את מנגנוני הבקרה והדיווח הנדרשים. עם Violane, תוכנית העבודה שלכם לא רק תהיה יפה על הנייר, אלא תהפוך לכלי עבודה יציב שיוביל אתכם להצלחה לאורך כל חודשי השנה.
