מאת – ציון סוקי
מבוא
מנהלים רבים משקיעים שבועות ארוכים בגיבוש תוכנית עבודה שנתית מפורטת הכוללת יעדים שאפתניים, תקציבים ולוחות זמנים. עם זאת, במקרים רבים התוכנית נותרת כקובץ במחשב בעוד המציאות היומיומית בארגון נשלטת על ידי אירועים דחופים, משברים ומשימות מזדמנות שצצות ללא הרף. הפער הזה, המכונה לעיתים “פער היישום”, נובע מחוסר בחיבור המבני בין האסטרטגיה לבין הביצוע בפועל.
כדי שתוכנית עבודה לא תהיה רק מסמך הצהרתי, הארגון זקוק למערכת הפעלה שמתרגמת את היעדים הגדולים לפעולות קטנות, עקביות ומדידות. המנגנון הזה נשען על מה שאנחנו מכנים שגרות ניהול. שגרות אלו הן למעשה הדבק המחבר בין החזון לבין הפעילות בדרג השטח, והן אלו שמאפשרות למנהלים לשמור על שליטה.
יצחק אדיג’ס ותפקידי הניהול
אחד החוקרים המשפיעים ביותר בנושא האפקטיביות הארגונית הוא ד”ר יצחק אדיג’ס. אדיג’ס, יועץ ניהולי בעל שם עולמי שפיתח מתודולוגיות המיושמות במאות תאגידים וממשלות בעולם, מתמקד בשאלה מה הופך ארגון לחי ומתפקד לאורך זמן. הגישה המרכזית שלו גורסת כי ניהול הוא תהליך מורכב מכדי שאדם אחד יוכל לבצעו בשלמות, ולכן הצלחה ניהולית תלויה בביצוע של ארבעה תפקודים מרכזיים. אדיג’ס פיתח את מודל PAEI, המגדיר את ה-DNA של הניהול:
- התפקוד הראשון הוא יצרנות (P – Producing), שמטרתו לספק את התוצאות שעבורן הארגון קיים.
- התפקוד השני הוא מינהל (A – Administering), האחראי על הסדר, הנהלים והשיטתיות.
- התפקוד השלישי הוא יזמות (E – Entrepreneuring), המביא את היצירתיות, החזון והיכולת להשתנות.
- התפקוד הרביעי הוא שילוב (I – Integrating), הדואג ללכידות האנושית ולתרבות הארגונית. לטענתו של אדיג’ס, מחסור באחד מהתפקודים הללו יוביל בהכרח לכשל ארגוני.
המודל ליישום: שגרות ניהול ככלי שליטה
כאשר אנחנו ניגשים להטמיע תוכנית עבודה שנתית, עלינו להישען במידה רבה על תפקוד המינהל (A). זהו התפקוד שמוודא שדברים נעשים בדרך הנכונה, בזמן הנכון ובסדר הנכון. שגרת ניהול היא בעצם סדרת פעולות קבועה החוזרת על עצמה במרווחי זמן מוגדרים, ומטרתה לייצר משמעת ארגונית סביב יעדי התוכנית.
השלב הראשון במודל היישום הוא הגדרת קצב הלב הארגוני. בדומה לפעימות לב, השגרות צריכות להיות קבועות וצפויות. זה מתחיל בישיבות הנהלה שבועיות שבהן בוחנים לא רק את הבעיות הדחופות, אלא את התקדמות המדדים המרכזיים שהוגדרו בתוכנית העבודה. ללא שגרה זו, המנהלים מוצאים את עצמם מגיבים למציאות במקום לעצב אותה.
השלב השני עוסק בשגרות של פגישות אישיות בין מנהל לעובד. אלו הן לא שיחות מסדרון חטופות, אלא זמן ייעודי שבו בוחנים את העמידה ביעדים האישיים הנגזרים מהתוכנית השנתית.
השלב השלישי הוא מנגנון תיקון המסלול. שגרות הניהול מאפשרות לארגון לזהות סטיות מהתוכנית כבר בשלב מוקדם, ולבצע התאמות נדרשות מבלי להמתין לדוחות הרבעוניים או לסוף השנה.
שימושים ויישום מעשי בארגון
בפועל, הטמעת שגרות ניהול מחייבת שינוי בהרגלי העבודה של הדרג הניהולי. השימוש המרכזי הוא הפיכת הלו”ז הניהולי לכזה שמשרת את האסטרטגיה. מנהל שרוצה להבטיח שתוכנית העבודה תתממש, צריך להקצות זמן קבוע ביומן ל”ניהול הבקרה”. זה כולל למשל סיורי שטח, ישיבות סטטוס פרויקטים ובחינת נתונים תקופתית.
יישום נוסף וקריטי הוא השימוש בשגרות כדי לייצר שפה משותפת. כאשר כל המחלקות בארגון פועלות לפי אותן שגרות דיווח ובקרה, נוצרת סנכרון גבוה יותר. המידע זורם מהר יותר מהשטח אל מקבלי ההחלטות, וההחלטות זורמות מהר יותר לביצוע. שגרות אלו מפחיתות באופן דרמטי את רמת החרדה והבלבול בארגון, שכן לכל אחד ברור מתי ואיך נמדדת ההצלחה שלו.
סיכום
תוכנית העבודה היא המצפן של הארגון, אך שגרות הניהול הן אלו המאפשרות לספינה להגיע ליעדה בבטחה. המודל של אדיג’ס מלמד אותנו שסדר ומנהל תקין הם לא רק עניין של בירוקרטיה, אלא תנאי הכרחי ליכולת של הארגון להשיג תוצאות ולשמור על חיוניות. מנהל שמצליח להפוך את היעדים השנתיים לשגרות יומיות ושבועיות, הוא מנהל שמוביל את הארגון שלו לצמיחה בת קיימא ולא רק להצלחות מקריות.
איך Violane יכולה לסייע לכם בכתיבה ויישום של תוכנית העבודה?
חברת Violane מתמחה בליווי חברות וארגונים בבניית “מערכת ההפעלה” הניהולית שלהם. אנו לא מסתפקים רק בכתיבת תוכנית העבודה, אלא צוללים יחד איתכם לשטח כדי להטמיע את שגרות הניהול הנכונות ביותר עבורכם. התהליך שלנו כולל אבחון של סגנונות הניהול בארגון לפי מודל אדיג’ס, בניית דאשבורדים למדידה ובקרה, והדרכת מנהלים על ניהול ישיבות אפקטיבי ושיחות משוב. אנו עוזרים לכם לייצר תשתית ארגונית חזקה שבה התוכנית השנתית הופכת לתוצאות עסקיות מדידות, תוך שיפור משמעותי ביעילות של כלל דרגי הניהול.
