10 העקרונות לקיום ישיבות עבודה פרודוקטיביות

להלן 10 העקרונות לניהול ישיבה:

1. קביעת נושא הישיבה קודם קיומה

יש להימנע מהפתעה של העובדים ולאפשר להם להכיר את נושא הישיבה ולהתכונן אליו. מצב בו עובדים או מנהלים, מגיעים להשתתף בישיבה שלא ידוע להם מה הנושא שלה, מייצרת תסכול בקרבם. חשוב כי נושא הישיבה כולל חומרים תומכים, יישלחו לכלל המשתתפים קודם קיום הישיבה.

2. זימון הגורמים הרלוונטיים בלבד לישיבה

נדרש להימנע מהשחתת זמן של עובדים שאינם רלוונטיים לישיבה ולא לזמנם לישיבה. כמובן שניתן לזמן לישיבה עובדים או מנהלים כאשר המטרה בהשתתפותם היא למידה או העצמה.

3. קביעת מסגרת זמן לישיבה ועמידה בה

חשיבה מקדימה על פרק הזמן הנדרש לישיבה והקפדה על עמידה בו, כדי לכבד את לוח הזמנים של המשתתפים. חריגה מלוח הזמנים פוגעת בסדר היום של המשתתפים ובביצוע משימותיהם.

4. וידוא כי הטלפונים מושתקים

בעידן הטלפונים הניידים הצמודים אלינו, חשוב לקבוע מדיניות כי הטלפונים יהיו מושתקים או מחוץ לחדר הישיבות, לוודא שאינם מסיטים את תשומת לב המשתתפים מהישיבה. נדרש כי תתקיים הסרה של כלל הגורמים מסיחי הדעת מהישיבה ומיקוד של כלל המשתתפים בישיבה עצמה.

5. הגעה מוכנים לישיבה ושליטה בפרטים ובנתונים

כלל המשתתפים יתבקשו להכיר ולשלוט בפרטים ובנתונים הנוגעים לישיבה, במטרה להפוך את הישיבה יעילה ואפקטיבית. לצורך כך ישלחו חומרי הישיבה קודם קיומה, כאשר כל משתתף ילמד אותם, יתכונן ויגיע כשהוא בקיא בפרטים.

6. התמקדות בנושא הישיבה בלבד

המשתתפים ימנעו משיחות צד שאינן קשורות לנושא הישיבה, על מנת להתמקד במטרה לשמה התכנסה הישיבה. כמו כן, קיימת נטיה בישיבות להתרחב לנושאים נוספים לדון עליהם, גם מכך נדרש להימנע.

7. הגעה לישיבה עם פתרונות לבעיות

משתתפי הישיבה יתמקדו בפתרונות ובמענה לבעיות והאתגרים העולים במהלך הישיבה, כך ינתן להם מענה הולם. מצב בו דנים בבעיות ואתגרים ללא מיקוד בפתרונם, אינו מוביל ומקדם מענה, אלא משאיר ואף מחמיר את פני הדברים.

8. הישארות בחדר הישיבות עד סופה של הישיבה

המשתתפים ימנעו מלצאת במהלך הישיבה, דבר אשר מפריע לשאר משתתפי הישיבה, מסיח את דעתם ומונע מאלו היוצאים לבטא את עצמם בצורה מלאה. 

9. כיבוד דעות מנוגדות

סביר כי למשתתפים תהיינה דעות מנוגדות, נדרש להקשיב ולכבד כל דעה המושמעת במהלך הישיבה, ולהתייחס אליה בצורה עניינית. גישה לא מכבדת כלפי דעות מנוגדות יוצרת תרבות ארגונית שלילית, פוגעת ביוזמה והמחויבות של העובדים.

10. קביעת גורם המסכם את הישיבה

קודם תחילת הישיבה יש לקבוע הגורם, אשר יהיה אחראי גם להפיץ את הסיכום למשתתפים בסמוך לסיום הישיבה. הסיכום חייב לכלול את ההחלטות שהתקבלו, כולל גורם אחראי לביצוע ומסגרת הזמן למימוש. 

עמידה בעקרונות אלו, תיצור בראש ובראשונה תרבות ארגונית טובה, אשר תשליך על מימדים נוספים בהתנהלות החברה, מעבר לכך שהישיבות יהפכו לפרודוקטיביות והעובדים ישמחו לקחת בהן חלק.