תוכנית עסקית היא מסמך ארגוני, שתכליתו הצגת תמונה עדכנית ועתידית של העסק, בין אם הוא כבר קיים ובין אם הוא בשלבי הקמה.
התוכנית כוללת פירוט של נושאים בשרשרת הערך הארגונית המלאה, בין היתר ברמה הפיננסית, שיווקית, תפעולית וכו'.
החשיבות בכתיבת תוכנית עסקית עצומה, עד כדי שלא ניתן להקים או לנהל עסק בלעדיה.
התוכנית מהווה מפת דרכים כתובה וסדורה, לאופן בו יש להקים ולנהל את העסק, כך שסיכויי הצלחת העסק יגדלו באופן משמעותי.
בכתבה זו מוצגים ההיבטים העיקריים שיש להתייחס אליהם בעת הקמת עסק, או בעסק קיים אשר לא ביסס את פעילותו על תוכנית מקדימה, אותם יש להביא לידי ביטוי באמצעות התוכנית העסקית.
שמונה עשר השלבים לבניית תוכנית עסקית
תמצית מנהלים
זהו למעשה סיכום של התוכנית העסקית, נכתב בסופו של תהליך כתיבת התוכנית וכולל תמצית של הסעיפים העיקריים.
מדובר בסעיף חשוב ומרכזי, בעיקר כאשר התוכנית מוצגת למנהלים או משקיעים, שאין בידם את הזמן או אינם רוצים לקרוא ולהתעמק בכל פרטי התוכנית, ומעוניינים בתקציר.
SWOT
מדובר במודל ניתוח ואבחון ארגוני מעולה, הממפה את הסביבה החיצונית והפנימית של העסק ומאפשר, בין היתר, תכנון מיטבי על בסיסו.
רצוי מאוד, להתחיל את התוכנית עם מודל זה, בין אם מדובר בעסק קיים ובין אם בעסק הנמצא בהקמה.
- הזדמנויות – אילו הזדמנויות יש בסביבה החיצונית ואתה יכול לנצל אותן לטובתך
- איומים – אילו איומים יש בסביבה החיצונית ואתה צריך להישמר מפניהם / להתמודד איתם
- חוזקות – מה הצד החזק של העסק שלך
- חולשות – מה הצד החלש של העסק שלך
דוגמא –
ייעוד החברה
מבהיר את התכלית לקיומו של העסק וסיבת היסוד לפועלו. מגדיר את העיסוק המרכזי של העסק. עונה על השאלה – מדוע צריך את העסק ועבור מי הוא קיים ופועל?
דוגמה לייעוד חברה: "החברה שלנו קיימת כדי לספק פתרונות טכנולוגיים חדשניים בתחום ניהול משאבי אנוש, לעסקים קטנים ובינוניים, תוך מתן דגש על שירות אישי ופתרונות מותאמים אישית."
חזון החברה
תמונה עתידית ואידיאלית של העסק כאשר הוא פועל במיטבו על מנת להגשים את ייעודו. עונה על השאלה – מה העסק שואף להיות ולעשות?
חשוב להגדיר חזון, מאחר והוא מכוון למטרות וערכים, מהווה מצפן להתפתחות וצמיחה של העסק ומגביר את המוטיבציה בקרב עובדים, יזמים ומשקיעים.
דוגמה לחזון החברה: "להיות החברה המובילה בשוק הפתרונות הטכנולוגיים, בתחום ניהול משאבי אנוש, לעסקים קטנים ובינוניים, ולהביא לשינוי משמעותי בתפקוד היומיומי של לקוחותינו באמצעות חדשנות ואיכות בלתי מתפשרת."
יעדים עסקיים
יעדים עסקיים הנם שלב מרכזי בתכנון, מאחר ודרכם העסק מחליט לאיזה תוצאות הוא רוצה להגיע וכיצד. ישנם מודלים רבים המסייעים בתהליך קביעת היעדים, מרכזי ונפוץ הוא מודל SMART.
היעדים צריכים להיות ברמת החברה, רמת היחידה (מחלקה/חטיבה וכו') וברמת העובד.
כל יעד יתחלק למשימות לביצוע, מדד להצלחה, לו"ז וביצוע והגורם האחראי.
דוגמא ליעדים :
- הזמנות – הכנסות על סך 1,500,000 ש"ח בחודש.
- מוצר – הכנסת מוצר חדש במהלך הרבעון השני של השנה.
- רווחיות – רווחיות תפעולית של 45% ברמה שנתית.
- כ"א – גיוס מנהל פיתוח עסקי בחציון השני של השנה
- רכש – הוזלת עלות רכש חומרים מתכלים ב5% ברמה שנתית
- תהליכים – שיפור תהליך המכירה בחברה.
עיסוקי הליבה
התייחסות לכל העיסוקים המרכזיים של העסק. לכל עיסוק יש לפרט את החשיבות והרווחיות.
דוגמה לעיסוקי ליבה:
- פיתוח תוכנה מותאמת אישית
- ייעוץ טכנולוגי לעסקים קטנים ובינוניים
- שירותי תחזוקת מערכות מידע
הוספת סעיפים אלו תסייע להבהיר ללקוחות את הערך שהם מקבלים מכם ותשדר מקצועיות ורצינות.
מעבר לכך, נדרש לבחון את ההכנסות והרווחיות באשר לכל עיסוק ליבה, ובשאיפה להשקיע תשומות בהתאם.
מוצרים ושירותים
פירוט כלל המוצרים והשירותים של העסק כולל ערך מוסף שלהם (במה המוצר / שירות שונה מאחרים, מה מייחד אותו).
כמו כן, נדרש להתייחס האם קיים תכנון למוצר או שירות עתידי שאינו קיים כיום.
דוגמה למוצרים ושירותים:
- פתרונות אבטחת מידע מתקדמים
- פיתוח אפליקציות מובייל
- כרטיסי נסיעה לחו"ל
- ביצים וחלב
לקוחות קיימים
רצוי כי כלל הלקוחות הקיימים (וכן לידים או הזדמנויות) ינוהלו במערכת CRM, אשר תאפשר שליטה, בקרה, שימור, תקשורת ועוד עם הלקוחות. ישנן מערכות לא מעטות, כמובן ברמה ואיכות שונות, ניתן לקרוא במאמר זה על ההבדל בין שתי מערכות מרכזיות
לקוחות פוטנציאלים
הן לעסק קיים וכמובן לעסק חדש, נדרש אפיון כללי של הלקוח הפוטנציאלי, מה הפרופיל של הלקוח הפוטנציאלי, זאת על מנת לכוון ולמקד את המאמצים השיווקים.
דוגמה לפרופיל לקוח פוטנציאלי:
- תושבות אזור גוש דן בדגש על תל אביב
- רמת הכנסה גבוהה
- גילאי 25-45
- נשים
- מחפשות פעילות העשרה ופנאי
- צרכניות אינסטגרם
ספקים
רשימה של כל ספקי השירות הקיימים והדרושים, היקף הוצאה מכל אחד ומה העסק צורך מהם.
כמו כן בחינת הפחתת עלויות מול הספקים / איתור ספקים חדשים (משימה שוטפת ורציפה).
קשרים ושת"פ
האם קיים שת"פ עם חברה או גוף כלשהו, או פוטנציאל לשת"פ – העולם העסקי בו אנו חיים כיום מהווה כר פורה לשיתופי פעולה עסקיים, כאשר הם מוצלחים הנם מכפיל כוח משמעותי עבור העסק, לכן צריך לבחון אלמנט זה בראיה חיובית ואופרטיבית וליזום שיתופי פעולה עסקיים.
כוח אדם
מה היקף כ"א קיים והאם נדרש לגייס, מה האפיון הנדרש מכ"א שהעסק צריך.
כ"א קיים או כזה שהעסק צריך להיות מבוטא בתרשים ארגוני הכולל את מבנה העסק.
כל עובד או מנהל יקבל הגדרת תפקיד ברורה ומוסכמת ותכולת תפקיד מפורטת.
אסטרטגייה ותוכנית לשיווק ומכירות
שיווק ומכירות הנם תחומי פעילות שונים, כרוכים זה בזה, מחייבים אסטרטגיה ותוכנית שעל פיהן יצאו לפועל ולמעשה מהווים את צינור החמצן של העסק.
הכנת אסטרטגיה ותוכנית שיווק מחייבת נספח בפני עצמו, על בסיס חשיבה מעמיקה.
שיווק היא הדרך לחשיפת העסק לקהל היעד שלו ויצירת תדמית חיובית מולו. מאמצי השיווק מתמקדים ביצירת מודעות לקיומו ותדמיתו של העסק ויצירת לידים.
מכירות היא הדרך בה ליד אשר הגיע מפעילות השיווק, או בדרך אחרת, מטופל במטרה להפוך לעסקה. על אופן הטיפול בלידים ניתן לקרוא מאמר
מתחרים
סביר ביותר כי קיימים מתחרים לעסק הקיים או המוקם, לכן קיימת חשיבות רבה לבצע חקר מתחרים הכולל בין היתר מי המתחרים המרכזיים של העסק, מה הערך המוסף שלהם, מה היתרון היחסי שלהם, איך מתמודדים איתם ועוד.
את חקר המתחרים יש לבצע במקביל לתיאור השוק בו פועל העסק, מה המאפיינים של השוק, גודלו ועוד ועוד.
תוכנית פיננסית
כתיבת תוכנית פיננסית הנה אחד השלבים החשובים ביותר, ואף היא מצריכה נספח נפרד ומפורט, המבוסס על חשיבה מעמיקה.
התוכנית הפיננסית היא סקירה מפורטת של הכספים הקיימים והעתידיים של העסק.
לעסקים שכתבו תוכנית פיננסית, יש בסיס איתן לבחינת תהליך הצמיחה של העסק ביחס לתחזית, גיוס הון ממשקיעים וקבלת מימון בתצורות שונות מגופים פיננסיים ואחרים.
בין היתר תוכנית פיננסית תכלול –
- פירוט כלל ההוצאות הצפויות – החד פעמיות, המשתנות (תחזית) והקבועות לאורך השנה בחלוקה לנושאים (שיווק, כ"א, ציוד, מיסים, רכש וכו')
- דו"ח רווח והפסד צפוי – כמה העסק יוציא לעומת כמה יכניס במהלך השנה בחלוקה לקטגוריות. כמובן שמדובר בהערכה.
- דו"ח תזרים מזומנים צפוי – אילו סכומי מזומן בהכנסות והוצאות יהיו לעסק בחלוקה למועדים. יש חשיבות רבה בעסק לתזרים המזומנים ויכול להיות עסק ריווחי שיקרוס בגלל התזרים.
- מהי נקודת האיזון של העסק – הכנסות מספיקות לכסות את ההוצאות של העסק, כלומר מצב בו העסק מאוזן – אינו מרוויח ואינו מפסיד תפעולית.
צריך לבדוק מה נקודת האיזון של העסק – כמה הכנסה צריך לכל הפחות בכל חודש. - גיוס הון – צריך לבדוק אם העסק צריך מימון / הלוואה או להשתמש בכסף נזיל שיש ברשות היזם / הבעלים.
קניין רוחני
קניין רוחני הוא מונח משפטי המתאר משאבים לא מוחשיים שנוצרו ע"י העסק באמצעות עובדיו, ויש לעסק זכויות עליהם.
דוגמאות למשאבים כאלה הם: צילומים, המצאות ופטנטים, עיצובים, תוכנות מחשב ועוד.
ההגנה על הקניין הרוחני חשובה במיוחד בעידן הדיגיטלי, שבו העתקת משאבי עסק קיים הפכה לקלה ביותר, לכן נדרש בראש ובראשונה להבין מהו הקניין הרוחני ולהגן עליו בהתאם.
כלים ומערכות מידע תומכות
קניין רוחני הוא מונח משפטי המתאר משאבים לא מוחשיים שנוצרו ע"י העסק באמצעות עובדיו, ויש לעסק זכויות עליהם.
דוגמאות למשאבים כאלה הם: צילומים, המצאות ופטנטים, עיצובים, תוכנות מחשב ועוד.
ההגנהניהול של עסק בשנים האחרונות עבר תמורה גדולה, עם הכנסה של כלים ומערכות תומכות המסייעות בשליטה ובקרה על המידע ושימוש נכון ויעיל בו.
מרבית העסקים, במעגל החיים שלהם, מייצרים מידע רב וחשוב על המוצרים / שירותים, הלקוחות, המתחרים, הספקים, העובדים ועוד, לכן נדרשים כלים ומערכות לניהול מידע זה, על כל היבטיו, כאשר עסקים שהשכילו להבין זאת ולהטמיע כלים ומערכות מתאימות, נהנים מביצועיהן ומשפרים את סיכויי ההצלחה של העסק. על הקניין הרוחני חשובה במיוחד בעידן הדיגיטלי, שבו העתקת משאבי עסק קיים הפכה לקלה ביותר, לכן נדרש בראש ובראשונה להבין מהו הקניין הרוחני ולהגן עליו בהתאם.
ניהול העסק
ניהול הוא מקצוע, ועל מנת שהעסק יצליח נדרש ניהול מקצועי ומיטבי, ללא פשרות. מדובר באתגר גדול מאוד, מאחר ולא כל יזם או בעל עסק הוכשר להיות מנהל, למרות שבפועל הוא עצמו עוסק בניהול העסק.
האספקט הניהולי הינו רחב יריעה וכולל אלמנטים רבים, אולם מנהל צריך לבצע 4 פעולות בסיסיות:
- תכנון (Planning) – הגדרת המטרות של העסק, התווית אסטרטגיה להשגת המטרות שנקבעו וקביעה מהם הצעדים לפעולה
- ארגון (Organizing) – קביעת הגדרת התפקידים השונים וחלוקתם בין העובדים.
- הנהגה (Leading) – תיאום בין העובדים המועסקים בעסק. הנעת עובדים למצוינות, יצירת ערוצי תקשורת יעילים, מענה לסכסוכים בין העובדים.
- בקרה (Controlling) – השגחה על ביצועי העסק על מנת לוודא כי הביצוע תואם את המטרות שהוצבו.
כמובן שניתן להכניס לתוכנית העסקית שלבים ותכנים נוספים, אולם אלו המופיעים בה לעיל הינם המרכזיים והחשובים.
